Как внешняя команда настраивает учет в децентрализованных филиалах

Когда у вас есть филиалы, возникает проблема: как понять, кто из них работает хорошо, а кто плохо, если в каждом — свои цифры? В одном филиале маржа 35%, в другом 42%, но вы не знаете, это из-за разных рынков или потому, что один директор просто лучше управляет расходами. Разруливать эту путаницу нужно через единый управленческий учет.

Почему филиальная сеть всегда разваливается в цифрах

Симптомы проблемы

Децентрализация дает свободу директорам, но она же разваливает финансовую видимость. У каждого — свой Excel, свое понимание, как считать выручку, свои сроки закрытия отчетов. Результат: когда вы смотрите на сводный отчет головного офиса, цифры не связаны с реальностью, потому что просто несравнимы между филиалами.

• Один филиал учитывает возвраты в момент возврата, другой — в конце месяца.
• Первичные документы приходят в головной офис в разных форматах, половину нужно переделывать.
• Маржинальность рассчитывается по-разному, сравнивать филиалы невозможно.

Где теряются деньги

Когда каждый филиал решает сам, это стоит денег. Закупки идут по разным ценам (нет единого поставщика), логистика считается по-разному, склады растят избыток потому что нет единого плана. Это дает переплату 10-15% к себестоимости просто на разброс. Если добавить ошибки в расчетах из-за несогласованности, потери становятся еще больше.

Как провести аудит без паники

Возьмите три филиала — лучший, худший, средний. Дайте им одну задачу: составьте отчет о маржинальности за прошлый месяц. Вы сразу увидите, что цифры не сходятся. Один за маржу считает выручка минус закупка, другой добавляет логистику, третий еще что-то. Это и есть корень проблемы.

Как это выглядит на практике: 6 недель вместо 90

Можно делать красивый трансформационный проект на 90 дней, но на практике первые результаты получаются за 6 недель. Вот как это происходит:

Неделя 1: составить единый шаблон отчета

Собираете глав.бухгалтеров всех филиалов на сессию. На доске рисуете: выручка (валовая) минус себестоимость (чётко определено — что включаем) равно маржа (в рублях и процентах). Все этот шаблон подписывают. Теперь все считают одинаково.

Неделя 2-3: каждый филиал подготавливает отчет по новому шаблону

За две недели они переделывают прошлый месяц. Первичные ошибки — это нормально. Вы увидите, кто потерялся в учете, кому нужна помощь с регламентом. Главное — уже видна сравнимая картина.

Неделя 4-6: регламент и контрольные точки

Пишете простой гайд: как выбить первичку, как её загрузить, кто подписывает, в какие сроки. Плюс: каждый пятник в 11:00 call, где директора рассказывают о отклонениях. Если маржа упала — обсуждают, почему. Это создает давление и включает культуру ответственности.

Что реально нужно для работы

Google Sheet или Excel в облаке

Не нужна дорогая IT-система. Сойдёт Google Sheet с четырьмя вкладками: выручка, себестоимость, операционные расходы, маржа. Каждый филиал загружает данные, рассчитываются итоги. Всё в одном месте, видно всем.

Встреча по результатам раз в неделю

Смотрите таблицу, обсуждаете отклонения. Почему маржа упала? Закупки выросли? Возвраты? Быстро разбираетесь и движетесь дальше. Никаких толстых отчетов.

Назначьте ответственного в каждом филиале

Это может быть тот же бухгалтер, но с понятными инструкциями. Он знает, что в среду вечером должна быть загружена первичка, в четверг утром головной офис проверяет, в пятницу встреча. SLA простой: первичка до 19:00 среды или потом разбираемся, почему поздно.

Что меняется в организации

Финансовый координатор в головном офисе

Один человек следит, что все филиалы загрузили данные в срок. Проверяет, что цифры логичные. Если что-то странное — звонит директору. Его KPI — отчет к пятнице в 12:00.

Директор филиала отвечает за маржу

Не за выручку, а за маржу. Это меняет всё. Теперь его не интересует просто продавать, интересует продавать прибыльно. Если маржа упала — он объясняет почему на встречах и действует.

Финансовый директор компании ведёт еженедельные встречи

Это не совещание, это workout. Смотрите таблицу, обсуждаете лучших и худших, выясняете learnings, копируете то, что работает.

Как удержать качество на уровне

Одностраничный чек-лист на закрытие

Только самое важное: загружена ли первичка, прошла ли сверка с банком, рассчитана ли маржа, проверены ли возвраты. Если не всё отмечено — отчет не принимается. Просто и жёстко.

Раз в месяц финдир лично проверяет один филиал

Открывает папку с документами, выбирает случайно 10 счетов-фактур, проверяет, правильно ли они учтены. Это займет час, но покажет все проблемы. И давит на качество — люди знают, что могут прийти проверить.

Новичка учит старший бухгалтер, а не слухи

У вас есть гайд, он следует гайду. Нет зависимости от конкретного человека. Человек уходит, процесс остаётся.