Когда вы работаете с финансовым аутсорсером (тот, кто ведёт учёт за вас), вы хотите знать одно: откуда взялась цифра в отчёте? Раньше клиенты верили на слово. Теперь банки, налоговики и сами клиенты просят показывать каждый шаг: кто загрузил документ, почему его одобрили, когда прошла трансакция. Аутсорсеры, которые это не выстроили, начинают терять контракты.
Правило простое: если ты не можешь показать, откуда цифра, ты не можешь помочь пройти аудит, ответить налоговикам и подтвердить ESG-обязательства. Что бизнес просит от аутсорсинга в 2025-м и как это внедрить — разберемся ниже.
Три причины, почему это стало обязательным
Налоговики требуют доказать каждый документ
Налоговая проверка — это не обсуждение, а запрос. Если налоговая спросит «покажи, кто загрузил счет номер 12345», вы должны за минуту показать: кто, когда, откуда он попал в систему, кто его согласовал. Если этого нет — аутсорсер виноват, и контракт разрывается. Поэтому теперь в договорах любого аутсорсинга есть пункт: полный цифровой след каждого документа.
Инвесторы и банки спрашивают про контроль
Банк даёт кредит и хочет убедиться: может ли компания отчитаться перед ним в любой момент? Были ли нарушения, и когда их обнаружили? Инвесторы просят: как вы уверены, что ваш бухгалтер не крадёт? В отличие от зарплаты, в бухгалтерии нет «камер наблюдения» — только цифровой след. Поэтому компании требуют от аутсорсеров дашборды, где видна история каждого платежа.
Клиенты хотят подключиться сами (API)
Раньше это была сложность: аутсорсер отправляет отчет в PDF в конце месяца. Теперь технолог клиента хочет подключиться к данным по API и получить их в реальном времени (обновляется каждые часы, или дни, или в конце дня). Если аутсорсер не может этого дать — клиент вынужден переписывать данные вручную или искать другого подрядчика. В 2025-м «API-доступ» — это норма, а не люкс.
Что нужно требовать от аутсорсера: три инструмента
Аутсорсер не просто должен быть хорошим, он должен это ДОКАЗЫВАТЬ. Вот три инструмента, которые любой аутсорсер должен выстроить в первый месяц работы:
1. История каждого документа (кто, когда, что сделал)
Когда вы загружаете счет, система должна писать: 15 октября в 11:30 Иван загрузил счет 12345 на 50 000 ₽. В 12:00 Мария его проверила, нашла опечатку, отклонила. В 14:30 Иван исправил. В 15:00 Мария утвердила. В 15:45 система отправила в 1С и создала проводку. Если налоговая спросит спустя полгода — вы покажете эту историю. Норма: хранить историю 18 месяцев.
2. Видимая доска статусов
Вы должны видеть на экране: сколько документов ждут загрузки, сколько на проверке, сколько одобрено. Это не должно быть тайной, которую аутсорсер разбирается сам. Все графики, все цифры, все просрочки — на доске. Клиент видит: заказов было 150, одобрено 148, задержалось 2 (и почему: ждём подпись от Петра).
3. Автоматические проверки, которые находят ошибки
Вместо того чтобы аудитор проверял вручную, система должна проверять сама: совпадает ли ИНН в документе с договором, нет ли дублей, правильная ли сумма НДС, все ли платежи прошли в срок. Если найдена ошибка, система автоматически создаёт задачу и назначает ответственного.
Чек-лист для первого месяца работы с аутсорсером
Вот что должно быть готово уже в первый месяц:
- Даны логины и пароли для входа в дашборд (вы должны видеть статус документов в реальном времени);
- Показана история одного-двух документов (кто загрузил, кто согласовал, когда прошла проводка);
- Объяснено, как будут проходить автоматические проверки (какие правила настроены, как будут алертить об ошибках);
- Согласованы графики отчетности (вы видите отчеты каждый день, неделю, месяц);
- Определён контактный человек, который отвечает за вопросы клиента (и его номер телефона, и время ответа).
Если аутсорсер говорит: «Это сложно, нужен месяц на подготовку» — это сигнал. Хороший аутсорсер выстраивает эти три инструмента со всеми своими клиентами в первый месяц, потому что это его конкурентное преимущество.
Метрики, которые помогают удерживать уровень прозрачности
Даже если система запущена, её нужно поддерживать. Команды, которые фиксируют метрики прозрачности, быстрее обнаруживают сбои и могут объяснить клиенту любые отклонения.
- Доля документов с полным цифровым следом (кто загрузил, кто согласовал, когда проведен платеж).
- Среднее время реакции на запрос клиента по расхождениям.
- Процент расхождений, решенных без эскалации на сторону клиента.
Раз в квартал полезно проходить мини-аудит: выгрузить случайную выборку операций, проверить целостность данных и зафиксировать результат. Это помогает подтвердить, что стандарт прозрачности не просел.
Если вы выбираете финансового партнера или готовите собственную платформу аутсорсинга, ориентируйтесь на новые критерии прозрачности. А чтобы ускорить внедрение регламентов и не тратить месяцы на построение витрины, обратитесь к командам, которые специализируются на управленческом учете и сильных процессах — gbooh.ru.