Первичка — кровь управленческого учета. Если документ теряется по дороге, весь учет превращается в догадки. Вы когда-нибудь искали акт по чату, письмам и флешкам? Значит, цифрового следа у вас нет. Давайте построим процесс, который фиксирует каждое движение документа от поставщика до отчета.
Где документы теряются
Везде хранится, нигде не видно
Счёт в почте, акт в мессенджере, договор в Яндекс.Диске. Бухгалтер полчаса ищет нужный документ, чтобы закрыть задачу. За день эти полчаса становятся четырьмя часами. В месяц — полной неделей.
Не ясно, кто за что ответственен
Документ приходит, кто-то его получает, но что дальше? Кто его должен согласовать? Кто отправить в систему? Если не назначено, документ лежит неделю в никуда, потом его ищут по сети, переделывают, теряют время.
Невидимый процесс
Финансовый директор не знает, почему закрытие месяца задерживается. Бухгалтерия говорит: «Мы ждём документы». А где они? Кто их должен был подписать? Никто не видит полной картины.
«Мы ввели правило: документ не существует, пока его нет в системе. Через месяц никто уже не вспоминал про бумажные подписания» — финансовый директор производственной компании.
Как это работает: четыре шага
1. Один вход для всех документов
Счёт ли пришла, акт ли, накладная — всё попадает в одно место. Система автоматически присваивает номер каждому документу. Поставщик получает уведомление, что его документ принят.
2. Система проверяет ошибки автоматически
Вместо того чтобы бухгалтер проверял каждую цифру, система проверяет: правильная ли сумма, совпадает ли ИНН с договором, не просрочил ли поставщик сроки. Ошибки отправляются поставщику сразу, не ждёшь неделю.
3. Понятная очередь согласований
Менеджер видит, что документ ждёт его подписания. Если забыл про него — система напомнит через день. Никто не ждёт одобрения по цепочке неделю, всё видно в реальном времени.
4. Документ автоматически отражается в учёте
Как только документ одобрен, он сам создаёт бухгалтерскую проводку и появляется в отчёте. История видна всем: кто загрузил, когда согласовал, почему отклонил (если отклонил).
Что смотреть, чтобы узнать, работает ли это
Доска статусов
На доске видно: сколько документов пришло сегодня, сколько согласовано, сколько зависла на ком-то. Если документ лежит дольше обычного — красная лампочка.
Скорость обработки
Измеряйте среднее время от получения документа до согласования. Через месяц внедрения обычно падает с недели до дня. Через три месяца — до нескольких часов.
Ошибки по поставщикам
Видно, какой поставщик часто ошибается в счетах. Это повод переговорить с ним, переучить или проверить договор.
Интерактив: отследите путь документа
Отметьте этапы, которые вызывает наибольшую задержку, и система подскажет, где нужно усиливать процесс.
Как начать: практический план
Неделя 1: выбрать 20 документов и проследить их
Возьмите 20 счетов, актов или накладных. Посмотрите, что происходило с каждым: кто его ждал, где он висел, почему долго согласовывался. Это покажет, где главная проблема.
Неделя 2: обозначить роли
Определите: кто должен загружать документы, кто их проверять, кто одобрять. Запишите это. Выберите, где они будут лежать (облачное хранилище, портал, система).
Неделя 3: подключить автоматизацию
Если есть система учёта — подключите к ней документооборот. Если нет — начните с облачной папки с понятной структурой и понятными правами доступа.
Неделя 4: включить и наблюдать
Запустите процесс на одном типе документов (например, счета). Раз в неделю собирайте статистику: сколько среднее время согласования, сколько ошибок, кто часто забывает согласовать.
Понимание этого вопроса помогает принимать более осознанные решения. Если вам интересна практическая реализация, рекомендуем ознакомиться с опытом профессионалов в этой сфере gbooh.ru.
Наш партнёр
Эксперты помогают построить цифровой след документов, чтобы управленческий учет был прозрачным и управляемым.